Четвер, 19 березня
Тема:Поняття документообігу.Призначення та класифікація документів.Документообіг.Загальні правила оформлення документів
Опрацювати презентацію:
https://drive.google.com/open?id=1iRGyDv93KPGZ6hFWGF05XSF8V30c2n1O
П*ятниця, 20 березня
Тема:Стиль ділового листування.Логічні елементи тексту та порядок його викладення
Опрацювати презентацію:
https://drive.google.com/open?id=1AaNiP8tSsr76PnzY9SRH9h5L6KbiF6YP
Четвер, 2 квітня- П*ятниця, 3 квітня
Тема:Шаблони та формуляр-зразки документа. Реквізити документа. Правила оформлення сторінки
Опрацювати презентацію:
Скласти заяву за зразком в презентації
Четвер, 9 квітня
Мета:
-
Навчальна: поглибити
та систематизувати знання учнів про стандарти та уніфіковані системи
документації; про порядок оформлення письмової роботи та
створення бібліографічних списків.
-
розвивальна: розвивати
творчі здібності, аналітичне мислення учнів, розпізнавати норми літературної
мови, відповідно до норм редагувати тексти офіційно-ділового стилю;
-
виховна: виховувати
інтерес до вивчення інформатики, культуру ділового мовлення, любов і шанобливе
ставлення до мови рідної держави.
Тип уроку:
комбінований
Обладнання та
наочність: комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет,
навчальна презентація, мультимедійне
обладнання.
Хід уроку
I.
ОГАНІЗАЦІЙНИЙ ЕТАП
Привітання, перевірка присутніх, перевірка готовності
учнів до уроку.
II.
АКТУАЛІЗАЦІЯ ОПОРНИХ ЗНАНЬ
Тестування:
1.
За призначенням виділяють такі
документи:
а)
довідки, інструкції, протоколи;
б)
внутрішні й зовнішні;
в)
розпорядчі, щодо особового складу.
2.
За походженням поділяються на групи:
а)
службові, особисті;
б)
внутрішні, зовнішні;
в)
вхідні, вихідні.
3.
За якою ознакою документи
поділяються прості і складні:
а)
за степенем гласності;
б)
за ступенем складності;
в)
за способом виготовлення.
4.
Документи, що мають чинність у межах
установи, де їх укладено, це:
а)
вхідні;
б)
внутрішні;
в)
службові.
5.
За стадіями створення:
а)
справжні, підробні;
б)
рукописні, відтворені механічним
способом;
в)
оригінали, копії.
6.
Другий примірник документа, виданий
у зв’язку з втратою оригіналу, - це:
а)
витяг;
б)
відпуск;
в)
дублікат.
7.
Розміщуючи текст документу на аркуші
формату А4 ліворуч залишають поле:
а)
19 мм;
б)
35 мм;
в)
20 мм.
8.
Нова система нумерації рубрик тексту ґрунтується на використанні:
а)
слів і літер;
б)
лиш арабських цифр та крапки;
в)
арабських та римських цифр.
9.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то
сторінки документа нумеруються так:
а)
непарні сторінки – у правому
верхньому кутку, а парні – у лівому;
б)
зверху посередині;
в)
знизу посередині.
Після виконання скинути мені на вайбер.
III.
МОТИВАЦІЯ НАВЧАЛЬНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Основні вимоги
до створення документів:
IV.
ЗАСВОЄННЯ НОВИХ ЗНАНЬ
Державний стандарт оформлення
Діяльність
об’єктів та суб’єктів відображається в різних системах документації, але
найбільш загальними та численними є організаційно-розпорядчі документи, які
застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів
державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб’єктів. Державні
стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД
та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72).
Єдина
державна система діловодства (ЄДСД) — це науково впорядкований комплекс
основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають
і регламентують процеси діловодства, починаючи від моменту надходження або
створення документів і до того моменту, коли їх треба здавати
в архів. Державні стандарти (ГОСТи, відомі нині як ДСТУ — низка
уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній
автоматизованій системі відбору й обробляння техніко-економічної
інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової,
звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо), які ввійшли до складу
цієї системи, упроваджують одночасно з нею. Основне завдання ЄДСД —
сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності
державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД
присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них
сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових
документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок
підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила
організації проходження документів, методику створення карткової чи
комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних
технологій і програм для контролю за виконанням документів.
В
1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами.
З
1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом
6.38-90 “УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлення документів”.
А
7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України був затверджений ДСТУ
4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги
до оформлювання документів” (далі – УСОРД).
Вимоги
до оформлювання документів (датування, підписання, візування, адресування та
ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів
інших систем документації.
Уніфікована
система документації (від лат. unio – союз,
facere – робити) – система документації, що являє собою раціонально
організований комплекс взаємопов’язаних документів, які відповідають єдиним
правилам і вимогам.
V.
Формування
вмінь самостійно здобувати знання
Використовуючи
веб-енциклопедію (uk.wikipedia.org), знайти та переглянути статті про бібліографічне посилання та вимоги до наукових фахових видань.
- Підбиття підсумків уроку
Самоаналіз
роботи учнів. (додаток 8). Кожен учень, пригадавши тему та мету уроку, з’ясовує
свої досягнення за урок.
VII.
Домашнє
завдання
Опрацювати конспект уроку.
П*ятниця, 10 квітня
Тема:Системи управління електронними документами
https://drive.google.com/open?id=1_NNrrNMzNmsLmSU8IeRpT2lI0J0I8-UH
Четвер, 16 квітня
Тема:Технічні засоби обробки інформації
| Системний блок складається з корпуса з блоком живлення і материнської (системної) плати. Блок живлення перетворює змінний струм на постійний струм низької напруги. Від потужності блока живлення залежить, яку кількість додаткових пристроїв, що не мають власного блока живлення, можна підключати до системного блока. Материнська плата - основна частина комп'ютера, за допомогою якої поєднуються інші елементи. Це велика друкована плата, на якій розташовуються системна і локальна шини, мікропроцесор, оперативна пам'ять, додаткові мікросхеми та слоти для підключення додаткових пристроїв. Материнські плати уніфіковані за типорозмірами (нині найбільш поширені AT, ATX, LPX, NLX). Системна шина призначена для передачі інформації між центральним процесором та іншими компонентами комп'ютера. У сучасних комп'ютерах застосовуються шини EISA, PCI, PCMCIA, AGP. Шини поділяються на синхронні, де дані передаються відповідно до тактової частоти (РСІ), й асинхронні, де дані передаються в довільні моменти часу (EISA). Центральний процесор (Central Processing Unit - CPU) - це велика інтегральна схема, реалізована на одному напівпровідниковому кристалі, що призначена для програмно керованої обробки інформації. Залежно від типу інструкцій, що виконуються, розрізняють мікропроцесори CISC (Complex Instruction Set Computer) і RISC (Reduce Instruction Set Computer). Перші мікропроцесори були CISC-процесорами. У RISC-процесорах використовуються інструкції однакової довжини, які простіше і швидше виконуються. Розрядність мікропроцесора визначає, скільки бітів інформації обробляється в ньому за один такт. Перший мікропроцесор Intel 4004, що з'явився в 1971 p., був чотирирозрядним і мав тактову частоту 750 КГц. З розвитком процесорів їх тактова частота, розрядність регістрів і зовнішньої шини даних збільшуються, поліпшується декодування команд. Сучасні комп'ютери Pentium III мають тактову частоту 450 МГц і вище. Оперативна пам'ять буває динамічною або статичною. Оперативна пам'ять динамічного типу - це пам'ять з довільним вибиранням (Dynamic Random Access Memory, DRAM). Кожний біт такої пам'яті подається як наявність або відсутність заряду на конденсаторі, утвореному в структурі напівпровідникового кристала. Статична пам'ять (Static RAM - SRAM) як елементарну комірку використовує статичний тригер, що складається з кількох транзисторів. Ця пам'ять має вищу швидкодію, але вона дорожча. За способом доступу до даних пам'ять поділяють на синхронну та асинхронну. Мікросхеми динамічної пам'яті виконуються в різних корпусах: SIMM (Single In line Memory Module), DIMM (Dual In line Memory Module). SDRAM синхронізована із системним таймером, що керує центральним процесором. SDRAM II (DDR - Double Data Rate) використовує більш точну внутрішню синхронізацію, що вдвічі збільшує швидкість доступу. У відеопам'яті використовується динамічна оперативна пам'ять, яка має низку особливостей: доступ здійснюється досить великими блоками, перезаписування даних відбувається без переривання процедури зчитування. BIOS (Basic Input/Output System) - спеціальна мікросхема, що містить набір програм вводу-виводу, за допомогою яких операційна система і прикладні програми можуть взаємодіяти з пристроями комп'ютера на фізичному рівні; програму тестування комп'ютера і його пристроїв, що запускається при включенні комп'ютера; програму setup для зміни параметрів, що визначають конфігурацію комп'ютера. Пристрої збереження інформації Накопичувачі інформації призначені для тривалого збереження великих обсягів інформації. Цей вид пам'яті, на відміну від оперативної, енерго-незалежний, тобто інформація не втрачається після вимкнення живлення комп'ютера. В основі роботи пристроїв збереження інформації лежать різні принципи (магнітні, оптичні тощо). Вартість збереження одиниці інформації на них значно нижча порівняно з оперативною пам'яттю, а обсяг носіїв, які використовуються у цих пристроях, набагато більший, однак час доступу до інформації в них ще більший. Розрізняють накопичувачі зі змінними і незмінними носіями. Надійність збереження інформації на незмінних носіях значно більша, а час доступу - менший. Для інтеграції в комп'ютер накопичувачів інформації розроблені спеціальні інтерфейси, з яких на сьогоднішній день найбільш популярні IDE (Integrated Drive Electronics) і SCSI (Small Computer System Interface). Інтерфейс SCSI був розроблений у 1970 p. До шини можна підключати до восьми пристроїв, включаючи основний контролер SCSI. Контролер SCSI має власний BIOS, що керує вось-мирозрядною шиною SCSI, звільняючи центральний процесор. Інтерфейс IDE був запропонований у 1988 р. Функції контролера реалізовані в електронній частині пристрою. Обмін даними може здійснюватися як через центральний процесор (РІО - Programmed Input/Output), так і безпосередньо (DMA - Direct Memory Access). Стримери - накопичувачі на магнітних стрічках. Вони звичайно використовуються для створення архівних копій великого обсягу і мають вмонтовані засоби стиснення даних. Накопичувачі на жорстких дисках - це пристрої з незмінним носієм. їх часто називають вінчестерами. Вони містять механічний привод, голівки зчитування запису, кілька носіїв і контролер, що забезпечує роботу пристрою і передачу даних. Для запису інформації використовуються магнітні властивості поверхні дисків-носіїв. Накопичувачі на жорстких дисках відрізняються один від одного насамперед своєю місткістю та швидкістю роботи. Швидкість роботи диска характеризується двома показниками: часом доступу до даних на диску та швидкістю читання і запису даних на диск. При читанні або записуванні коротких блоків даних, розташованих у різних ділянках диска, швидкість роботи визначається часом доступу до даних, а при зчитуванні або записуванні великих блоків даних набагато важливішою є пропускна здатність тракту обміну з диском. Накопичувачі на змінних дисках: приводи для дискет розміром "5,25" - FDD (Floppy Disk Drive), магнітооптичних дисків - MOD (Magneto-Optical Disk), CD-ROM, CD-RW, DVD (Digital Versatile Disk). Вони дають змогу переносити інформацію з одного комп'ютера на інший та робити архівні копії інформації, що міститься на жорсткому диску. Слід зауважити, що час доступу і швидкість зчитування-за-пису залежать не тільки від самого пристрою, а й від параметрів усього тракту обміну з диском: від швидкодії контролера диска, системної шини і центрального процесора комп'ютера. Клавіатура є основним пристроєм вводу інформації в комп'ютер. Це сукупність механічних датчиків, що сприймають натискування на клавіші і замикають певний електричний ланцюг. Розроблено багато видів клавіатур, що відрізняються в основному за ергономічними якостями. У клавіатуру можуть вбудовуватися додаткові пристрої, приміром мікрофон. Найбільш поширені два види клавіатур: з механічним і мембранним перемикачами. Технологія, заснована на мембранних перемикачах, вважається більш прогресивною, хоч особливих переваг не має. Миші і трекболи - це координатні пристрої вводу інформації в комп'ютер. Вони мають дві чи три кнопки керування, але третя кнопка практично не використовується. Крім того, двокнопкова миша може мати спеціальне коліщатко для швидкого перегляду багатосторінкової інформації. Поширені як механічні миші, так і оптичні, які дають змогу досягати більшої точності. Є три способи підключення миші: через послідовний СОМ-порт, порт PS/2 і порт USB. У трекболі рухається не корпус, а тільки його кулька, що дозволяє підвищити точність керування курсором і не вимагає додаткового простору для роботи. Трекболи зазвичай використовуються в портативних комп'ютерах. Сканер - це пристрій, за допомогою якого інформація з паперових носіїв вводиться в комп'ютер. Оптична роздільна здатність сканера визначає розмір елементів, які сканер передає без перекручувань. Роздільна здатність залежить від кількості елементів, що використовуються на одиницю довжини в лінійці світлочутливих елементів і від кроку переміщення пристрою сканування. Вона виміряється в dpi - кількості точок на дюйм. Усі моделі сканерів можна поділити на ручні, планшетні, рулонні і барабанні. Ручні сканери треба переміщати рукою по матеріалу, який сканується. У планшетних сканерах голівка сканування переміщається по зображенню за допомогою крокового двигуна. Рулонні сканери протягають зображення через пристрій сканування. Барабанні сканери використовують фотоелектронний множник як світлочутливий елемент. Крім того, сканери поділяють на однопрохідні, що використовують три лінійки для одночасного отримання інформації про три основні кольори, та трипрохідні, що за один прохід отримують інформацію про якийсь один колір. Колірна розрядність сканера визначається кількістю бітів, що використовуються для збереження інформації про колір. Сучасні сканери використовують не менше 24 біт (8 біт на кожний колір). Для зв'язку з комп'ютером сканери використовують послідовний і паралельний порти, а також інтерфейси SCSI і USB. Електронний планшет - координатний перетворювач, що використовується в основному для задач САПР. Джойстик - аналоговий важільний пристрій для вводу координатної інформації. Він використовується практично тільки в іграх і тренажерах.
Забезпечення конфіденційності електронних документів.
Стаття 15. Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом
Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.
В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.
Стаття 18. Відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг
Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.
Якщо у процесі діяльності установи створюються конфіденційні документи, то видається наказ керівника про затвердження списку посадових осіб, які мають право працювати з ними.
Посадові особи, у т. ч. працівники служби діловодства (секретар), які працюють з конфіденційними документами, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, що визначає порядок роботи з конфіденційною інформацією.
Співробітникам (виконавцям), яких допущено до роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, забороняється усно чи письмово розголошувати будь-які відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.
Установи, у процесі діяльності яких створюються документи, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, повинні дотримуватися вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави .
Серед методів захисту конфіденційної інформації, що не є власністю держави, можна виокремити такі:
· розроблення положення про конфіденційну інформацію установи;
· підготовка інструкції, що визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію;
· розроблення інструкції щодо дотримання співробітниками режиму нерозголошення конфіденційної інформації;
· включення до статуту (положення) установи розділів, що регламентують захист конфіденційної інформації;
· розроблення угоди про нерозголошення конфіденційної інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.
З метою забезпечення збереженості та захисту банківської таємниці банки зобов'язані з урахуванням вимог, визначених Правилами зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці, розробити внутрішні положення, в яких встановити спеціальний порядок ведення діловодства з документами, що містять банківську таємницю, зокрема визначити: порядок реєстрації документів, роботи з документами, що містять банківську таємницю, відправлення та зберігання документів, які містять банківську таємницю, а також особливості роботи з електронними документами, що містять банківську таємницю.
Особливості організації конфіденційного діловодства
Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне діловодство, але водночас має відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.
За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає переважно управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, але й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу.
Окрім того, конфіденційне діловодство поширюється, поряд з офіційними документами, і на їх проекти, робочі записи, що не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.
Відмінність конфіденційного діловодство від відкритого полягає в тому, що в ньому конфіденційна інформації повинна захищатися не тільки від утрати, але й від недозволеного виходу такої інформації за межі зони функціонування, що захищається, або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.
Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:
· суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;
· обов'язковий облік кожного примірника; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;
· якнайбільша повнота реєстраційних даних про кожен документ;
· фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
· проведення систематичних перевірок наявності документів;
· дозвільна система допуску до документів і справ;
· жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;
· персональна відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.
Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.
До завдань конфіденційного діловодства належать:
· документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;
· захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності
При документуванні конфіденційної інформації варто враховувати такі аспекти:
· обсяг конфіденційних відомостей, що включаються в документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;
· документ завжди повинен стосуватися лише одного питання (теми) - це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, та запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи й інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;
· зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші подібні документи, що складаються у вигляді багатоадресних схем, текстової частини завдань і виконавців, не повинні розсилатися підрозділам і виконавцям у повному обсязі (такі документи доводять до виконавців вибірково - у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань);
· інформація з обмеженим доступом повинна бути максимально локалізована в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).
Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.
Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, який проставляється в правому верхньому куті першої сторінки, а для видань - на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника.
Оскільки гриф обмеженого доступу не може бути нанесений на магнітний носій, він має бути обумовлений у супровідному листі. Гриф проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.
Ведення обліку (реєстрації), зберігання, розмноження конфіденційних документів покладається, як правило, на службу діловодства (секретаря), що веде облік несекретної документації, а запобігання розголошенню відомостей, що містяться в таких документах, - на режимно-секретний підрозділ установи. Проте, керівники установ, що володіють комерційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання й обліку такої документації, зокрема покладати ці функції на спеціальні підрозділи.
21 травня
Електронний офіс.
1. Поняття про електронний офіс та його функції.
Поняття про моделі “електронних офісів”, було сформульовано ще наприкінці 80-х рр. ХХ ст. Поступова інтеграція України до європейської спільноти впливає як на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища, так і на створення ефективно діючої системи документальних комунікацій. Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними. Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років – 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR). Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електронного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).
Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Етапи розвитку концепції електронного офісу:
– електронні засоби опрацювання текстів;
– локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
– розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
– електронні архіви і сховища даних;
– регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
· електронізація;
· організація.
На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.
Основні функції електронного офісу:
– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
– координація діяльності всередині і зовні організації;
– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.
2. Основні компоненти електронного офісу
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) є першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп’ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп’ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
· технології обробки зображень документів (Imaging System);
· системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);
· системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
· повнотекстові бази даних (Full-Text System);
· системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);
· програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),
· елементи та зв’язки між ними.
3. Етапи розвитку електронного офісу.
Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.
Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.
Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.
Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. Ці автоматизовані робочі місця об’єднувалися за допомогою комутаційних засобів в єдину систему (мережу), яка забезпечувала загальний доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також зовнішніх джерел інформації. Це дозволило значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі, автоматизувати деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом та відправленням кореспонденції та іншої документації по каналах зв’язку.
4. Призначення електронного офісу, його переваги та недоліки.
Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:
· сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);
· засобів програмної підтримки;
· підходів до проектування приміщень;
· охорони праці персоналу.
Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.
Проте досягнення успіху в діяльності організацій шляхом забезпечення працівників офісним обладнанням визначається не тільки правильним вибором конкретної сфери її використання – в більшості цей успіх залежить від відношення користувачів.
Передбачається, що електронний офіс дозволить:
· відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
· удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
· відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.
|
Немає коментарів:
Дописати коментар